Constitución comunidad y nombramiento administrador:
Cuando se constituye la comunidad, normalmente, la empresa promotora, al firmar el contrato con el comprador, incluye una cláusula de delegación a favor del promotor para convocar a todos los propietarios y constituir la comunidad, utilizar los datos correspondientes que obran en su fichero, convocando la primera junta de propietarios, contactando con algún administrador o a través del Colegio de Administradores de Fincas, entregándole los datos de los nuevos propietarios a fin de que prepare los documentos necesarios y se convoque la junta en donde se procederá a su ratificación por un año, como cualquiera de los cargos.
La Ley de P.H. en su artículo 13 dice:
……
“5.- Las funciones del Secretario y del Administrador serán ejercidas por el Presidente de la comunidad, salvo que los estatutos, o la Junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia.
6.- Los cargos de Secretario y Administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente.
El cargo de Administrador y, en su caso, el de Secretario-Administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con calificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.
7.- Salvo que los estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, el nombramiento de los órganos de gobierno se hará por el plazo de un año.
Los designados podrán ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria.
8.- Cuando el número de propietarios de viviendas o locales en un edificio no exceda de cuatro podrán acogerse al régimen de administración del artículo 398 del Código Civil, si expresamente lo establecen los estatutos.”
- El artículo 20 de la Ley de P.H. dice:
“Corresponde al Administrador:
a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.
d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pago y realizar los cobros que sean procedentes.
e) Actuar, en su caso como secretario de la Junta y custodiar, a disposición de los titulares, la documentación de la comunidad.
f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.”
Es importante dejar constancia en acta de las atribuciones que tendrá el Administrador a fin de que no se le pidan responsabilidades el día de mañana y, además, en los acuerdos de cada junta reflejar, sobre todo en los especiales, quién y cómo se encargará de su ejecución. Es importante acordar en donde se recibe la correspondencia, sobre todo las notificaciones Oficiales, si se reciben en la Comunidad o en la Administración, en caso de modificar el lugar actual de notificaciones se deberá comunicar a Hacienda mediante el modelo 036.
- Nombramiento del Administrador por el Presidente:
El Presidente de la Comunidad no podrá nombrar el cargo de Administrador sin una acuerdo de la Junta de Propitarios, si le nombra deberá dar cuenta de inmediato en una Junta de Propietarios a fin de que sea ratificado en el cargo.
- CESE ADMINISTRADOR
El Administrador puede cesar en el cargo por su propia voluntad o por decisión de la Junta de Propietarios.
- Cese administrador antes de terminar el año de nombramiento:
En el caso de que sea cesado por decisión de la Junta, antes de terminar el año de su nombramiento, la Comunidad deberá abonar los honorarios de los meses que falten hasta cumplir el año, a no ser que exista una causa muy grave demostrable. En el caso de que no sea así, que sea, como en la gran mayoría de los casos, por antojo de uno o varios propietarios, el Administrador, podrá emitir una factura por los honorarios hasta el final de su mandado y cargarlo en cuenta, advirtiendo a la Comunidad cuando entrega la documentación que ha cobrado y cargado en cuenta el importe de los honorarios más gastos de papeleria, etc.
- DIMISION DEL ADMINISTRADOR
El Administrador de la Comunidad de Propitarios puede presentar su dimisión y romper el nombramiento de una año antes de su vencimiento. La Comunidad podrá reclamar al Administrador daños y perjuicios si se demuestra que por su dimisión han existido éstos. Lo comunicará al Presidente de la Comunidad de Propitarios a fin de que convoque una junta extraordinaria en un plazo prudencias, puede ser 10 a 20 días y si no la convoca indicar que en el plazo de un mes o dos su renuncia será definitiva y no se hará cargo de la Administración, ridiendo cuentas y comunicando que está a disposición de la Comunidad toda la documentación.
- Entrega de la documentación a la Comunidad o al nuevo administrador:
En cualquiera de los casos deberá entregar toda la documentación. El Administrador custodia la documentación de la Comunidad, luego en el momento que deja el cargo deberá entregarla a la propiedad en un plazo prudencial a fin de facilitar y no entorpecer la administración de la finca al nuevo administrador, no existiendo plazo legal para su entrega, aunque por causa de la falta de entrega la Comunidad se puede sentir perjudicada y pedir responsabilidades al administrador cesante. El Estatuto del Colegio de Administradores de Fincas de Madrid indica que se debe entregar después de 45 días desde la fecha de efecto del cese, aunque es aconsejable que cuanto antes mejor, evitando problemas. La entrega de cuentas se puede hacer de acuerdo con el nuevo Administrador, debidamente autorizado por la Comunidad o al Presidente.
Entre la documentación está la entrega de todos los soportes informaticos que según el artículo 12.3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, dice que " Una vez cumplida la prestación contractual, los dados de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento."
Lo lógico es que se entregue la documentación al nuevo Administrador o al responsable de la Finca, firmando el documento correspondiente, eliminando los documentos que crea conveniente y que no interfieran en la buena administración y gestión de la Comunidad.
- CERTIFICACIONES SOLICITADAS POR PROPIETARIOS Y SU PAGO:
El Administrador, si actúa como secretario de la Comunidad, siendo la práctica habitual, deberá emitir las certificaciones solicitadas por alguno de los propietarios con el fin de poder cobrar a sus inquilinos o por cualquier otro motivo a nivel particular.
El coste de las certificaciones de cualquier tipo y trabajos particulares encargados por los propietarios al Administrador o al Secretario no están incluidos dentro de los honorarios, debiendo pactar el coste previamente o acudir al baremo del Colegio de Administradores.
- RESPONSABILIDAD DEL ADMINISTRADOR:
El administrador de la Comunidad, sea un propietario o un profesional tiene responsabilidades civiles por falta de vigilancia, cumplimiento de los acuerdos y reparaciones urgentes, así como por la ejecución incorrecta de los documentos necesarios para las reclamaciones judiciales, peticiones de ayudas, etc.. a no ser que algunas de las funciones estén delimitadas por acuerdo de junta de propietarios o porque el Presidente así lo determine, debiendo recibir las ordenes por escrito para constancia, no habiendo ejecutado tal acuerdo o haber tomado tal decisión porque el Presidente así lo ordenó por escrito ( es fundamental que lo de por escrito) y dependiendo del tipo de acuerdo, que no se ejecute, se debería solicitar al Presidente la convocatoria de una junta a fin de determinar sobre los hechos y, en caso contrario, por lo menos, comunicar a todos los propietarios el problema con el que se encuentra el administrador, esto debido a que el mandato se le dio la Junta de Propietarios y no el Presidente.
En estos casos se debe advertir al Presidente que los acuerdos se toman en junta y ninguno de los órganos de la Junta puede ir en contra de los acuerdos tomados en junta de propietarios.
Lógicamente esto traerá problemas entre el Presidente y Administrador, pero una actuación responsable le evitará posibles reclamaciones de la Comunidad de Propietarios.
Como garantía, si la Comunidad contrata un Administrador de Fincas Colegiado, existe un seguro colectivo del Colegio de Administradores de Fincas que cubre la responsabilidad del Administrador ante los daños que pueda causar a la Comunidad desde su despacho.
- HONORARIOS ADMINISTRADOR
De acuerdo a la Ley 25/2009 de 22 de diciembre de 2009 ("Ley Ómnibus"), entre las modificaciones a otras leyes, dice que "Los Colegios Profesionales y sus organizaciones colegiales no podrán establecer baremos orientativos ni cualquier otra orientación, recomendación, directriz, norma o regla sobre honorarios profesionales..."
COMENTARIOS GENERALES A TENER EN CUENTA SOBRE EL ADMINISTRADOR DE FINCAS
El Administrador Según la Ley de Propiedad Horizontal tiene unas funciones en la finca y, en principio, debe comunicar a los propietarios, en Junta, las necesidades urgentes de ésta, dejando constancia en acta, a fin de que se tomen las medidas de necesarias y urgentes. En el caso de que en las Juntas no se tomen los acuerdos correspondientes, debe dejar constancia, en acta, a fin de que queden claras las responsabilidades por no cumplir lo establecido en la Ley. Debe acordarse y figurar en acta, si el Administrador se encargará de realizar las obras o será el Presidente con el asesoramiento del Administrador. Muchas veces se piden responsabilidades al Administrador cuando realmente no han estado a su cargo las obras o la modificación de tal o cual contrato.
Como base, la relación entre comunidad y administrador se debe apoyar sobre la confianza mutua.
Los Administradores de Fincas, debidamente Colegiados, con alta en Licencia Fiscal y régimen de autónomos en Seguridad Social, así como las empresas que ofrecen estos servicios bajo la dirección de profesionales deben dar un servicio a las fincas, que no consiste, solamente, en contabilizar los ingresos y gastos, su misión es tan amplia como:
- Asesorar en todos los temas de:
- calefacción, agua caliente, aire acondicionado.
- ascensores
- instalaciones de agua, electricidad, gas, telefonía, porteros antenas.
- redes de incendios, piscinas, garajes, etc.
- seguro de la finca
- etc.
Este asesoramiento no lleva consigo la necesidad de que sea un técnico en las materias. El Administrador no tiene obligación de conocer los detalles técnicos y legales sobre las instalaciones, para ello están las distintas profesiones y especializaciones en cada uno de los campos de los elementos que compone un edificio, aunque si debe tener conocimientos sobre su existencia.
- El Administrador debe asesorar al presidente y en las Juntas de propietarios, no es el que toma las decisiones, son éstos. Muchas veces se oye: "¿por qué no le prohíbe esto o lo otro el administrador, por qué no le obliga, etc.etc.? " El Administrador no tiene poder, puede aconsejar, asesorar e informar, así como tratar de que los acuerdos de las juntas se cumplan por todos los vecinos, sin poder exigir que un vecino determinado cumpla los distintos acuerdos.
- Debe informar a los propietarios de la situación de la finca en su aspecto común a fin de tomar los acuerdos necesarios y ejecutar éstos, si así se lo encarga la Junta.
- Confeccionar los presupuestos de gastos
- Presentar las liquidaciones anuales de ingresos y gastos para su aprobación en Junta. Algunos vecinos se empeñan en que se presenten cuentas todos los meses, cada dos meses, tres, etc. , descuidando la atención sobre los servicios de la finca, tales como que el ascensor funcione bien, que se repare una bajada urgentemente, una reparación de la luz, etc. , para estos vecinos es más importante las cuentas mensuales o bimensuales que atender estos servicios, cuentas, por cierto, que no ve casi nadie, incluso ni el que propone esto en junta, ( lo solicita por decir algo, por crear polémica, por molestar). Todos los meses serán iguales, pago de la nómina, seguros sociales, honorarios administrador, etc. siempre lo mismo y algo que se estableció en el presupuesto anual, a no ser que exista alguna reparación.
- Realizar los cobros y pagos.
- Si actúa como secretario deberá redactar las actas de las juntas, custodiar la documentación de la Comunidad, etc.
- En cuanto al personal deberá asesorar en asuntos laborales de los empleados (portero, conserje, etc. ). Informar a los propietarios de los peligros que corre una comunidad cuando tiene contratado un servicio con personas en situación irregular.
- Asesorar sobre:
- La Ley de Propiedad Horizontal
- Ley de Arrendamientos Urbanos
En definitiva, el ADMINISTRADOR, es el PROFESIONAL que se ocupará de todos los asuntos relacionados con la finca. No será el Presidente de la Comunidad. El Presidente solamente representará a la Comunidad, tal y como dice la Ley de Propiedad Horizontal.
El administrador no es el ingeniero, el economista, el arquitecto, el técnico en calefacción, ascensores, el letrado, el técnico en seguros, etc. Muchas veces se le exige todas estas y otras cualificaciones y, si no es así, no es buen profesional.
Al administrador se le pide que sea correcto, un psicólogo, que comprenda a todos los vecinos, lo que diga no moleste a unos y a otros, que todos se sientan contentos.
La Profesión del Administrador está vinculada al Consejo Nacional de Colegios de Administradores de Fincas con sus Colegios Territoriales. En este Colegio la Comunidad tendrá un apoyo continuo ante la falta de profesionalidad de alguno de sus miembros, así como la defensa de éste en caso de abuso por parte de alguna comunidad.
Para administrar su finca, si no tiene Administrador, solicite los servicios de un profesional, evitara muchas complicaciones.
Su Comunidad puede disponer de un administrador o de un contable sin dar de alta en licencia Fiscal ni en Autónomos corriendo un gran riesgo. Este riesgo se debe a que al no existir contrato y ejercer una actividad laboral en su Comunidad, en caso de accidente del administrador-contable en su finca, la Comunidad tiene responsabilidades laborales, al igual que sí tienen a un empleado trabajando irregularmente.
Uno de los problemas con los que se encuentra el Administrador, entre otros ya citados anteriormente, es la reclamación de los impagados, la amonestación a los propietarios que no cumplen los acuerdos de la comunidad y la Ley de Propiedad Horizontal, aumentar el presupuesto, contemporizar con todos los propietarios, etc.
Algunos propietarios buscan refugio en el administrador antes de enfrentarse a sus vecinos, pero, casi siempre, para su interés y beneficio, y el Administrador o el Presidente se encuentran en el medio, si no acceden a sus intereses serán malos. Como al Presidente no le pueden despedir de la casa, tratarán de hacer la vida imposible al administrador. Algo a lo que se han acostumbrado los profesionales de la Administración de fincas.
Cuando el administrador reclama los impagados a un propietario, sobre todo si al final tiene que pagar debido a que se le ha presentado una demanda, el culpable de la demanda será el Administrador y, en muchos casos, tratará de llegar a ser el presidente de la comunidad con un sólo objetivo: hacer la "vida imposible" al administrador, tratando de prescindir de sus servicios. Todo por rencor contra los vecinos, pero como contra ellos no puede hacer nada, procederá contra el administrador y los demás vecinos, en la mayoría de los casos, pasarán "olímpicamente" del asunto.
Se debería evitar que al administrador le citen como testigo en los juicios de reclamación de cantidades o de otra índole, éstos tomarán represalias. El Administrador-Secretario solamente deberá certificar los acuerdos de las juntas.
No corra riesgos como presidente y no deje que sus vecinos le puedan exigir responsabilidades a Ud. en un determinado momento. Soliciten los servicios de un profesional debidamente autorizado, no solamente colegiado, si no, además, con Licencia Fiscal y laboralmente dado de alta como autónomo en la Seguridad Social o una empresa que de estos servicios con el profesional o profesionales correspondientes. Si en su comunidad tiene contratado un administrador exija que esté dado de alta en licencia fiscal y que abone autónomos.
Por otra parte exija que su administrador disponga de un seguro de responsabilidad civil a fin de cubrir posibles perjuicios por negligencia de él o de sus empleados, existiendo un seguro colectivo por mediación del Colegio de Administradores de Fincas
- RELACION PRESIDENTE-ADMINISTRADOR:
La relación entre el presidente y el administrador debe ser cordial y con el espíritu de colaboración a fin de solucionar los problemas de la finca.
La labor del administrador es difícil debido a que cada año tiene que estar, en muchas ocasiones, luchando con los caprichos del nuevo presidente, estando más pendiente de complacerle que de los mantenimientos de la finca. Si no le llama por teléfono, si no le ve en el despacho o en la finca, etc. no está a gusto, pero así no se resuelven las situaciones. No es una cuestión de relación personal sino de vigilancia y cuidado del edificio, de sus elementos comunes.
El presidente, a veces, convoca junta sin contar con el administrador-secretario, urgiéndole, sin previo aviso, para que asista a la junta. Este tipo de presidente cree que el despacho del administrador se mantiene solamente con su comunidad o que él es el único.
Para algunos el administrador tiene que estar en la finca, en el despacho y en todos los sitios a la vez para cuando llama el vecino, el presidente o el empleado. Tiene que estar en la finca para ver una simple avería de una bajante, como si el administrador fuera el fontanero y con su presencia se resolviera la situación. Otro comentará cuando ve al administrador en la junta, "ya es hora que se le vea", siempre con comentarios jocosos o por decir algo y hacerse el gracioso. El presidente caprichoso, hay que hacer las cosas a su gusto.
Afortunadamente son pocos presidentes y vecinos los que actúan de esta forma tan poco razonable.
- RELACION ADMINISTRADOR-VECINOS:
La relación entre los vecinos o algunos vecinos con el administrador, en ocasiones, es muy complicada. Esto se debe, fundamentalmente, al hecho de que algunos creen que, porque pagan una cuota al mes, el administrador tiene que soportar sus caprichos, pasar a verle por su domicilio a fin de escuchar los ruidos que hace el vecino de arriba o para ver una gotera que le está produciendo otro.
También para comprobar que el telefonillo no le funciona, que la televisión no se ve, para contarle los pormenores de su vida y la de sus vecinos o sus contratiempos con el empleado. El administrador no está para esos caprichos.
Para algunos vecinos el administrador tiene que estar en la finca de forma continuada, pero, a la vez, tiene que estar en el despacho para cuando le llaman dejarlo todo y ponerse al teléfono. . . . , "para eso le pagan". Otros creen que deben ser atendidos por el Administrador todos los días del año y las 24 horas.
No digamos cuando el administrador tiene que soportar a algunos vecinos contando todos sus problemas familiares, de matrimonio, hijos, relaciones entre vecinos, etc. Estos vecinos llegan a confesar al administrador toda su vida privada que “ni le va ni le viene". Es un compromiso en el que se le pone ya que nada podrá resolver.
Otros tratan de convencer al administrador de algo que no pueden hacer en la finca, (una obra o no pagar porque entienden que no les corresponde), si el administrador no les hace caso o les lleva la contraria, en defensa de los intereses comunes, es el malo y tratarán, como sea, de que deje la administración.
No se puede olvidar a los propietarios que, por circunstancias personales, se dedican a recoger firmas para prescindir de los servicios del administrador o del empleado de la finca. Estos propietarios cuentan, a su manera, lo más inverosímil con el fin de conseguir su firma, unos firmando y otros con tal de no aguantar a la persona o personas que las recogen, importándoles poco la finca y demostrando una falta de sensibilidad total en ambos sentidos. Los que recogen las firmas para satisfacer una necesidad personal y los que firman, sin más, demuestran una falta de concienciación con los problemas de la comunidad o no saben decir no. Como propietario dude del o de los que recogen firmas para prescindir de una empresa, de un servicio, etc. , lo que necesitan es satisfacer su "yo" y Vd. puede estar colaborando con ello. Infórmese antes de tomar cualquier decisión.
Los propietarios que tratan de indagar en la vida del administrador, de curiosear, de conocer cuantas casas administra y cuales, donde vive y con quién, es con el fin de calcular sus ingresos, suelen ser los típicos vecinos que tienen envidia de todo el mundo y solamente se dedican a controlar a los demás y tratar de meterse en la vida de todos. No estarán conformes con nada y con nadie. No abundan este tipo de vecinos, aunque se presentan en la vida comunitaria, y en otros aspectos, como los perfectos, los que se ocupan de todo y entienden de todo, falseando con su apariencia y engañando a los demás propietarios, hasta que estos se dan cuenta de su actitud. Son muy peligrosos.
Afortunadamente la gran mayoría son comprensivos con la labor del administrador y colaboran en la buena marcha de los asuntos comunes, incluso comprenden los inconvenientes que causan otros vecinos.
El administrador puede resolver satisfactoriamente todos los asuntos de la finca durante años, pero en el momento que se cruza un elemento de estos, toda su tarea de años será olvidada y comenzará a ser, de repente, un mal profesional debido a que no le ha resuelto un problema personal, que no se ha contratado un servicio con un conocido o se le ha llamado la atención.
Una profesión difícil ya que hay tantos a mandar y ordenar como vecinos y, a veces, lo que se hace para unos bien, para el otro está mal y se está haciendo por que el administrador es amigo de uno u otro.
Hay comunidades que cambian de administrador cada año o cada dos o tres. Nadie es bueno, los buenos son los vecinos que proponen los cambios de administración. Profesionales consultados explican que, cuando se hacen cargo de una administración y ha cambiado varias veces de mano o de empresas de servicios, es fácil conocer el motivo. Hay vecinos imposibles de aguantar, inseguros que tratan de afirmarse en las reuniones imponiendo otros servicios y sobre todo imponen el servicio de la administración nueva, de la empresa de mantenimiento de tal o cual servicio. A la comunidad no le supone nada.
Este continuo cambio de administrador, no es bueno para la buena marcha del edificio, el administrador conoce todos y cada uno de los servicios de la finca, la relación entre propietarios, etc. Muchas veces son algunos propietarios los que tienen que cambiar su actitud ante los vecinos y los profesionales que administran y atienden los servicios comunes.
No falta el vecino que llama al administrador para explicar el motivo de su falta de pago, solicitando información sobre los pasos que debe tomar en contra de la comunidad. La comunidad ha decidido demandarle. El administrador, según este vecino, debe asesorarle en contra de la comunidad, pues como dice "para eso le pago y es su administrador". Este caso no solamente se da en cuanto a los impagados, será lo mismo con respecto a las obras o modificaciones de elementos comunes. Si el administrador no le asesora será malo y guardará rencor y, en el primer momento que pueda, saltará contra él.
Escritos a centros oficiales: muchas veces el administrador tiene que presentar escrito en los distintos centros oficiales por el hecho de ocurrírsele a un vecino. Normalmente no sirven para nada, molestarán insistiendo en que el centro oficial conteste y, si no contesta, la culpa es del administrador, o si tardan mucho.
No digamos si un pleito se demora, rápidamente aparece el propietario que dice que el letrado es malo, que el administrador es igual, que no se mueve en el juzgado correspondiente. El conoce un caso que se ha resuelto en dos meses, poco más o menos, dejando siempre en entredicho la labor del letrado y administrador de la finca.
No faltan los propietarios que ponen en duda todo lo que se hace, que le han informado todo lo contrario de lo que se ha dicho, estos vecinos consultan a técnicos en los temas, pero a pesar de que les informen sobre lo contrario de los que piensan los propietarios, éstos escuchan solamente lo que desean oír, y después vienen diciendo que un técnico, un letrado, etc. les ha informado que lo que dicen ellos es cierto, no han escuchado al técnico, en su mente está grabado lo que quieren que se les diga.
Y por último el administrador tiene que disponer en las empresas de servicios para que las reparaciones se realicen al instante. No se admiten demoras, no se admite que una empresa, por los motivos que sean tenga una demora razonable. Hay situaciones que no precisan de la urgencia extrema. Recordaremos a estos vecinos que la comunidad no está pagando un servicio de reparaciones urgente y en nómina; que si falla o se retrasa la reparación no es culpa del administrador, que el administrador no dispone de personal en plantilla, en general. Pero se da el caso de que el administrador disponga el servicio, entonces, se dudará sobre las reparaciones, sus costos y la eficacia,…., en fin nunca se sabe cómo acertar.
Lógicamente el administrador está para resolver cuestiones de la finca y para administrar, pero no para practicar un servilismo a criterio de algunos problemáticos, para ello se le abona unos honorarios. Algunos propietarios creen que por estos honorarios el administrador tiene que hacer de todo.
Solicite los servicios de un administrador que atienda los elementos comunes de la finca.
Contrate con un profesional que ofrezca los servicios normales, que atienda las averías, que resuelva los asuntos, que no desprestigie al profesional anterior y que asesore al presidente y a los propietarios en los asuntos propios de la Comunidad.
Si su comunidad no dispone del servicio de Administrador Colegiado o empresa de administración, contrate éste, ahorrará y evitará pérdidas de tiempo que no le agradecerán.
