Las fincas, dependiendo de los servicios que tengan, deben disponer de documentos de consulta, además de los contratos de servicios, mantenimiento y conservación.
Estos son:
- Escritura de División Horizontal: es el documento más importante de estas características, muchas comunidades carecen de él en sus archivos. Se puede conseguir en el Notario en el que se hizo la primera escritura, en el Registro de la Propiedad correspondiente a la finca, o en Archivo del Colegio de Notarios, siendo necesario que acuda un propietario con su escritura.
- En éste aparece la división de la finca por pisos y locales, así como los linderos y superficie, coeficientes de propiedad y participación en gastos. En algunos casos se reflejan normas estatuarias en cuanto a derechos y limitaciones de algunos propietarios con relación a los otros.
- Licencia de primera ocupación.
- Documento de división de la finca a efectos catastrales y de contribución (impuesto de bienes inmuebles).
- Estatutos de la Comunidad (aunque no son imprescindibles, hay fincas que los tienen y otras no).
- Libro de actas, debidamente registrado en el Registro de la Propiedad correspondiente a la finca.
- Tarjeta de alta en Hacienda o Número de Identificación fiscal que se obtiene rellenando un impreso y presentando el libro de actas.
- Planos de la finca, si es posible, proyecto visado y planos definitivos de las instalaciones.
- Licencia de obra.
- Certificado final de obra.
- Garantías de las instalaciones (en nuevas construcciones)
- Proyectos y documentación (tanto técnica como de licencias de Industria y Ayuntamiento) correspondiente a las instalaciones de ascensores, antenas, calefacción, agua caliente, incendios, piscina, electricidad, aire acondicionado, gas, fontanería, garajes, y otras instalaciones que puede disponer el edificio.
- Alta de los casilleros postales en Correos.
- Libro del edificio en las edificaciones nuevas
- Copia del seguro de responsabilidad civil de los promotores de la construcción en las nuevas construcciones con las distintas garantías, un año, tres o diez.
- En caso de disponer de personal empleado en la finca:
- documento de alta de la Comunidad en la Seguridad Social
- contrato con mutualidad de accidentes de trabajo.
- documento de alta del empleado en la Seguridad Social.
- contrato de trabajo del empleado y documentación laboral.
- guardar nóminas del empleado de la finca
- guardar los pagos a la Seguridad Social.
- documento de tener realizadas las evaluaciones de prevención de riesgos laborales en los puestos de trabajo dentro de la comunidad,( conserjes, porteros, personal de limpieza, vigilantes, etc.).
- Contratos de suministros:
- contrato de suministro de agua.
- contrato de suministro de luz.
- contrato de combustibles
- contrato de apertura de cuenta corriente en una entidad bancaria.
- Contratos de mantenimientos y conservación
- contrato de seguro de la finca
- contrato de mantenimiento de ascensores
- contrato de mantenimiento de calefacción.
- contrato de mantenimiento de aire acondicionado
- contrato de mantenimiento de puerta de garaje
- contrato de mantenimiento de la red contra incendios y de los extintores.
- contrato de desinsectación y desratización.
- contrato de mantenimiento y conservación de la red de gas natural y de propano.
- contrato de mantenimiento de antena TV.
- contrato de mantenimiento del portero automático.
- contrato de mantenimiento del grupo de presión.
- contrato de mantenimiento de depósitos.
- contrato de limpieza de la finca
- contrato con empresa que manipule los cubos de basura.
- contrato de lectura y conservación de contadores de agua.
- contrato de la administración de la finca.
- debe disponer de contratos o servicios que realicen revisiones periódicas de la instalación de electricidad de la finca, instalación olvidada en la finca hasta que no se produce un siniestro.
La documentación de la finca no debe destruirse, han de pasar muchos años para su eliminación, sobre todo los documentos oficiales, nóminas, seguros sociales y reclamaciones pendientes.
Hay que tener cuidado con la documentación. Algunos propietarios cuando ejercen el cargo de presidente se quedan con muchos documentos y cuando se les solicita dicen que ellos no tienen nada, que lo tiene el administrador que no saben en donde están, etc.
Los documentos deben estar en poder del Secretario de la Comunidad, y en la mayoría de los casos el cargo recae sobre el administrador. El Secretario no podrá entregar documentos a cualquier propietario, excepto las actas. Podrán examinarles.
- ¿El Presidente puede disponer de los documentos de la comunidad?: El Presidente, como representante Legal de la Comunidad podrá disponer de los documentos que precise. En estos casos el Secretario-Administrador le hará entrega, haciendo constancia por escrito, de los documentos, relacionando los documentos fotocopiados o los originales, recordando al Presidente igualmente, por escrito, que a la terminación de su mandato deberá devolver todos los documentos.
Los propietarios de la Comunidad pueden ver los documentos contables, actas, etc. siempre que no sean de caráceter personal.
En algunas comunidades, debido a los tiempos en que nos encontramos de ahorro, algunos propietarios desean ver documentos contables de ejercicios anteriores, algo que pueden hacer sin mayor problema, el Artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal se lo permite sobre lo que corresponde al Administrador dice "e) Actúar, en su caso como secretario de la Junta y custodiar, a disposición de los titulares, la documentación de la comunidad."
Debe quedar claro que solamente los documentos contables, actas, contratos, etc. siempre que no sean de caácter personal por la protección de datos. Ver informe jurídico de la Agencia de Protección de Datos: https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canaldocumentacion/informes_juridicos/common/pdfs/2009-0333_Cesi-oo-n-datos-a-propietarios-por-la-Comunidad-de-vecinos-para-control-de-gesti-oo-n-de-cuentas.pdf
Si el Secretario-Administrador se niega a enseñar la documentación contable, bajo su presencia o un responsable del despacho, se deberá acudir al Presidente a fin de que dé la comformidad al Secretario y en caso contrario solicitar que en la próxima Junta se incluya el asunto en el Orden del Día.
Se recuerda que las cuentas están aprobadas de los disintos ejercicios no habiendo sido impugnadas según establece la Ley. El hecho de mostrar la documentación contable, actas, circulares, etc. siempre que no tengan datos de carácter personal.
Las comunidades deberían habilitar un armario en la finca, debidamente cerrado, con el fin de guardar los documentos.
No se debe olvidar que es conveniente guardar todos los documentos correspondientes a las obras importantes de la finca, así como los permisos, licencias, proyectos, plan de seguridad de la obra, etc. En algún momento se puede necesitar con el fin de pedir responsabilidades a quién corresponda.
En muchas comunidades, debido a que los Presidentes o responsables de cada ejercicio, no se pasan los documentos de cada ejercicio van desapareciendo, faltando contratos de suministros, copia de la póliza de seguro, libro de actas terminados, presupuestos, garantías, etc. Si se pregunta por estos documentos u otros, nadie les tiene, nadie sabe nada. Es difícil encontrar una Finca que disponga de todos los contratos y documentos.
Además de los documentos citados y otros, según cada caso, se deben guardar los documentos contables, por lo menos, de cinco años.
