Las cuentas de la Comunidad deben ser claras y asequibles a todos los propietarios. No es necesario llevar la contabilidad según el Plan General Contable, la mayoría lo desconoce.
En las cuentas debe reflejarse los gastos en los que participan cada uno de los propietarios, siempre según lo establecido en la Ley de Propiedad Horizontal, escritura de la División Horizontal de la finca, estatutos y acuerdos que se tomen al respecto.
Las cuentas de una Comunidad que aparentemente son sencillas, no es así si se desean llevar correctamente en cuanto a cálculo de presupuesto, distribución y reparto entre los comuneros.
Cada comunidad tiene una forma de reparto de los gastos entre los propietarios de acuerdo con lo indicado en el párrafo anterior. Pero, como principio establecido por la Ley de Propiedad Horizontal, todos los gastos se reparten de acuerdo al coeficiente de propiedad a no ser que algunos se puedan individualizar a determinados propietarios. La no utilización de un servicio, por parte de un propietario o varios, no les exime de contribuir a los gastos, a no ser que estén exentos según división horizontal, estatutos y acuerdos que se hayan tomado.
El comienzo y terminación del ejercicio económico de una comunidad no es necesario, ni obligatorio, que coincida con el año natural. Cada comunidad podrá comenzar y terminarlo en el mes que desee, dependiendo, muchas veces, con el desembolso de los pagos mayores, como puede ser el de calefacción en los meses de Marzo-Abril.
Se establece un presupuesto de gastos previsto para un ejercicio, según los servicios de la finca, así como el reparto entre los propietarios, de donde nacerá la cuota o importe que debe abonar cada uno anualmente, que, normalmente, se divide entre doce meses. Se pueden establecer fondos especiales de reserva, fondos de maniobra, imprevistos para atender gastos de suplencias de enfermedad del empleado, obras de reparaciones de la finca, cubrir impagados, etc. o al menos un 5% sobre presupuesto previsto por la Ley.
No falta el propietario que rápidamente muestra su saber y comunica que se aumente la cuota un % lineal a todos, es decir, a todos el mismo %. Este sistema es erróneo debido a que unos capítulos de gastos de reparto pueden aumentar más que otros en un año o para el próximo ejercicio y otros bajar, afectando a cada propietario de forma distinta si participan en algunos capítulos de distinta forma.
El aumento debe realizarse de acuerdo a los gastos previstos en cada capítulo de distribución: a partes iguales entre todos; a % todos los vecinos; a % solo propietarios de pisos, etc. Todo dependiendo del plan de cuentas de cada comunidad, división horizontal, estatutos, si los hay, etc.. En algunas fincas, por ejemplo, no se pasa lectura del agua y se reparte, al final del ejercicio, de acuerdo al consumo, generando saldos diferentes y causando problemas para regularizarlos, siendo conveniente, en este caso, cobrar el agua periódicamente, según las lecturas.
Si se realiza el reparto de acuerdo a los distintos capítulos, o formas de reparto, se evitará, entre otros, el siguiente problema:
- que unos propietarios paguen más de lo que les corresponda.
- que al final del ejercicio queden descompensados los saldos individuales.
- que los propietarios de los locales, por ejemplo, tengan un saldo final superior al que les corresponde y los pisos inferior o al revés.
Como consecuencia de una deficiente distribución del presupuesto, será necesario, al final del ejercicio, hacer las regularizaciones de saldo, es decir, cobrar a los que tienen que disponer de un saldo superior y lo tienen menor, y abonar a los que tienen mucho saldo y debe ser menor.
Normalmente los propietarios que reciben no ponen ninguna pega, aunque no lo entiendan. El problema está en conseguir que quieran entenderlo los propietarios que tienen que abonar un recibo extra a fin de cubrir el saldo, pues lo primero que dicen es que no deben cuotas, que están al corriente. Es muy difícil hacerles entender este asunto, pero no es por nada, solamente por el hecho de que tienen que pagar.
Uno de los problemas con los que se encuentran las comunidades, a la hora de establecer el presupuesto anual, es que, rápidamente, aparecen los propietarios " contables y supercontables" que se esfuerzan en demostrar que con una cuota más baja se pueden mantener los gastos de la finca. Tratan de hacer obras con la recaudación de cuotas generales para los gastos corrientes. Muestran su interés en convencer a los demás que con una cuota menor se pueden hacer todas las obras del mundo y además pagar los gastos corrientes. Normalmente se equivocan, a pesar de que intenten justificar, como sea, su propuesta. Lógicamente esta es apoyada por los demás vecinos, aunque no saben a que están dando su beneplácito, lo importante es pagar menos, los problemas vendrán después y el propietario de la propuesta tratará de justificarse como sea y a cuenta de quién sea, como el Presidente, Administrador o comisión de obras, etc..
Lo que debe estar claro es que los gastos de una comunidad son muy concretos, se conoce lo que hay que abonar por cada servicio y los únicos gastos que pueden alterar el presupuesto son los imprevistos de reparaciones necesarias urgentes, impagados, bajas por enfermedad del empleado, gastos por reclamación de morosos. Nadie debe nombrarse en salvador de la economía de la comunidad. Son gastos contados, . . . . "son habas contadas"
En los presupuestos y cuentas debe incluirse una partida de imprevistos, aparte de lo establecido por la Ley, para cubrir los desfases, entre otros, cuando no se pagan puntualmente las cuotas - sobre todo en los meses de vacaciones y meses tradicionales de mayores gastos en las familias-así como para cubrir los descubiertos de los propietarios morosos.
Muchas veces se presiona al administrador, preguntando por qué no hay dinero, la respuesta es fácil: los propietarios no cumplen con sus obligaciones y si no hay ingresos no se puede administrar nada. Se crean problemas de pago del agua, luz, empleado, mantenimientos, etc. A veces tienen que adelantar el dinero o bien el presidente o el administrador a fin de que no corten el agua, luz o cobre el empleado y algunos propietarios tienen la “desfachatez” de comentar: "cuando adelantan el dinero por algo será ". Lo más lamentable es que los que hacen ese tipo de comentarios, sobre todo, son los que pagan mal sus cuotas en la mayoría de las ocasiones.
Administrar sin dinero es imposible, pero si faltan fondos para atender los pagos la culpa la tendrá el administrador que no ha calculado bien las cuotas, que no lo ha comunicado, etc. a pesar de que lo indicara en la Junta, pero nadie le hizo caso. Lo mejor era no aumentar las cuotas pues así lo comunicó uno de los vecinos, los problemas vendrán después. No se acordarán o no les interesará lo que pasó en la Junta, no se quiso aumentar el presupuesto.
No falta el presidente que llama al Administrador y le increpa indicando que por qué no se ha pagado una determinada obra o servicio, comunicándole que no hay fondos. El presidente se molesta y se le indica que se ha gastado en obras que no estaban contempladas en presupuesto y que él decidió hacer, que la cuota no se aumentó, etc., no será responsabilidad del administrador..., pero se exigirá un culpable.
- Facturas sin iva en la Comunidad de Propietarios:
Se hace constar que en las Comunidades se abusa de las facturas sin IVA. Pueden sufrir reclamaciones de Hacienda, solicitando documentación sobre obras realizadas por empresas de mantenimiento y conservación de la finca. Existiendo responsabilidades por el hecho de aceptar el pago de un presupuesto sin extender la correspondiente factura con IVA o sin que ésta se corresponda con el presupuesto.
Las comunidades deben presentar la declaración de los proveedores mayores de 3000 €. Una forma de controlar esta situación vendrá impuesta, con el tiempo, con la obligación de que todas las comunidades deban presentar en Hacienda el estado de cuentas, indicando el número de identificación de cada empresa o profesional que realice algún trabajo, evitando que se contabilicen, tantos y tantos gastos, sin los correspondientes impuestos y que se ejecuten trabajos por personas sin alta en la seguridad social, que no declaran o que no tengan su licencia fiscal.
No contrate servicios con personal que no presente factura de forma legal, que no figure de alta en seguridad social, autónomos, etc. No contrate con personal que esté cobrando el paro o sin cobrarle, no podrá exigir garantías de los trabajos. Solicite sus facturas con el correspondiente iva y retenciones, si el caso lo requiere.
A la hora de reclamar los recibos pendientes de pago a un propietario deben estar las cuentas claras y debidamente aprobadas en junta, así como el establecimiento de las nuevas cuotas. Ante esta situación, se suele acudir, en último extremo, a un profesional que debe rehacer las cuentas de varios ejercicios, con el añadido que, en muchos casos, falta documentación y resulta difícil reclamar la totalidad de los adeudos a los morosos.
Hay propietarios que, por el motivo que sea, se encargan de llevar las cuentas, con su buena voluntad, pero sin estar preparados para ello y mientras no pasa nada todos están contentos, ya que este propietario está ahorrando, o no, el costo de un profesional. Cuando vienen los problemas, los demás, deciden ir contra este propietario y al final, la labor de muchos años, queda sin la debida recompensa de agradecimiento. Cuide que las cuentas de la Comunidad sean llevadas por un profesional de la Administración de Fincas, un Administrador Colegiado. A un profesional cualquier propietario le solicita información a un propietario no. En el caso de que un propietario lleve la administración de la finca, cuando surja el caso de solicitar un justificante de pago, o cualquier otro documento, puede nacer un enfrentamiento entre los dos y la desconfianza.
Normalmente los pagos de la Comunidad se realizan con la firma del Presidente, Vicepresidente y Administrador, con dos conjuntas. Otros pagos se hacen mediante domiciliaciones evitando que el profesional espere a cobrar, debido a que hay que recoger la firma, no sólo del Administrador, sino, además, la firma del Presidente o del Vicepresidente. Son pagos de reparaciones pequeñas. No se puede hacer esperar a un profesional para cobrar facturas de pequeños importes. Un ejemplo es la reparación de la luz de la escalera, una bajada, etc. Muchas veces, una vez terminado el trabajo, tienen que emitir la factura, enviarla y después recoger la firma del Presidente y Administrador.
Todo esto va en detrimento de la economía de la comunidad, ya que en la próxima facturación, si se retrasa el pago, el profesional deberá tener en cuenta esta pérdida de tiempo, que no ha podido cobrar, e incrementar la factura. Algunos presidentes, que se creen más inteligentes que sus predecesores, todo lo quieren ver y firmar para pagar, prohibiendo al administrador hacer estos pequeños pagos mediante domiciliación, consiguiendo un peor servicio, unos costos más altos y, resumiendo, un perjuicio para los propietarios y la buena marcha y funcionamiento de la finca.
En muchas comunidades las reparaciones deben ser comunicadas al Presidente y el Administrador no puede actuar de acuerdo a lo establecido en la Ley de Propiedad Horizontal. En otras comunidades se hace de acuerdo a lo establecido en la Ley, sin más, y el administrador cobra y gestiona los fondos de la Comunidad a través de su cuenta de despacho, realizando las obras necesarias dentro del presupuesto y las extraordinarias, dando cuenta al presidente y a la junta de propietarios.
- En la presentación y aprobación de cuentas de la comunidad de propietarios pueden surgir algunas situaciones como las siguientes:
- la mayoría de los propietarios aprueban las cuentas y, si existe algún error, suelen comunicarlo de forma clara y concisa, con conocimiento de que esto puede suceder. Para eso se entregan las cuentas, para su examen.
- otros propietarios, los menos, pretenden estudiar las cuentas en ese momento, molestando, en la mayoría de los casos, a los demás. Dan muestras que ellos son los únicos que estudian las cuentas, los que se preocupan y los demás no.
- no digamos el propietario que en todo tiene que "dar la nota" con el fin de que vean los demás "su preocupación por los asuntos comunes", lo inteligente que es, y lo que está demostrando, para desgracia de los demás asistentes a la Junta, es su alto deseo de llamar la atención. Los demás, según su actitud, son unos inútiles, dejando constancia de su falta de educación, cosa que demuestran que tienen con su silencio.
- el propietario que comienza diciendo que no entiende nada de las cuentas. Su problema es que no se ha molestado ni en mirarlas acompañándole alguno más en expresión, pero por el mismo motivo, no se ha molestado en leerlas. Lo que está buscando es que algún vecino más se una a su ignorancia y ganas de notoriedad. Quiere buscar líos desde el principio, es el típico “busca broncas”. Pero cuando el Presidente o el Administrador comienza, con paciencia y resignación, a leerle gasto a gasto y cada concepto, entonces, el asunto cambia, discutirá que ese gasto no está debidamente justificado y se inventará cualquier cosa. Lo importante es hacerse notar a costa de quién sea y como sea.
- no falta el propietario que busca problemas en las cuentas por todos los sitios, está claro que tiene algo contra el presidente o el administrador. Su problema no son las cuentas, es el administrador o el presidente.
- por último aparece el propietario que comunica que se gasta mucho, que se puede ahorrar, que en otras comunidades en donde tiene propiedades (para que los demás tengan conocimiento de que las tiene) se paga mucho menos y con más servicios. Esto lo va diciendo en todas las fincas o en donde tenga alguna propiedad, si es que la tiene. Por supuesto la gran mayoría de lo que dice no es cierto y, si en algo acierta, es porque repite lo que han comentado ya otros propietarios.
Como norma general todas las comunidades con el mismo número de vecinos o similar, con los mismos servicios, sea de la zona que sea, pagan cuotas similares. Lo que no explican estos vecinos son los recibos extras que les pasan al año. No se dejen engañar por estos vecinos desestabilizadores.
La mayoría de los propietarios responsables conocen que han de mantener unos servicios dignos en la finca, no causan problemas y pagan correctamente sus cuotas. Entienden que mantener una finca tiene un costo al igual que mantener los servicios de su vivienda particular.
Como propietario no se oponga a las obras necesarias, cumpla con los acuerdos y no cause problemas en la finca. No quiera saber y conocer de todo, para cada caso y servicio existe un especialista, un profesional.
- Gastos judiciales de pleito de un propietario contra la comunidad de propietarios:
Si un propietario demanda a la comunidad los gastos judiciales que tiene que pagar la Comunidad para defenderse no se podrán repartir en la forma establecida entre todos los propietarios de la Comunidad, el propietario paga los suyos particularmente y no se le podrá cargar la parte de la comunidad.
CEDOJ: http://www.poderjudicial.es/search/index.jsp
Roj: STS 4223/2011
Id Cendoj: 28079110012011100385
Órgano: Tribunal Supremo. Sala de lo Civil
Sede: Madrid
Sección: 1
Nº de Recurso: 1959/2007
Nº de Resolución: 475/2011
Procedimiento: CIVIL
Ponente: JOSE ANTONIO SEIJAS QUINTANA
Tipo de Resolución: Sentencia
SENTENCIA
En la Villa de Madrid, a veinticuatro de Junio de dos mil once.
...
"TERCERO.- Los argumentos de la sentencia recurrida contradicen abiertamente la jurisprudencia de esta Sala respecto de los gatos litigiosos sostenidos entre la comunidad y uno o varios comuneros disidentes, bien para sufragar una provisión de fondos previa, bien para hacer efectivo el gasto procesal ya producido.
Dice la sentencia de 5 de octubre de 1983 que «la obligación que a cada propietario alcanza de contribuir a los gastos generales en la necesidad de acudir al "adecuado sostenimiento del inmueble" o de afrontar las responsabilidades o cargas comunes, con el régimen consiguiente de distribución, es de toda lógica concluir que sí la Comunidad de Propietarios no actúa de consuno sino que rota la armonía surge la contienda judicial enfrentándose aquélla y uno de sus componentes, los desembolsos impuestos por la situación litigiosa no merecen la calificación de "gastos generales" con relación al segundo, por lo mismo que han sido causados en conflicto seguido entre el disidente y los propietarios restantes, y en consecuencia sí el enfrentado al grupo ha de soportar el pago de las expensas propias, no podrá imponérsele contribución en el de las correspondientes a la otra parte aplicando la cuota de participación, pues de mantener distinto criterio podría llegarse al injusto resultado de que el titular agraviado por un acuerdo de la Comunidad, que se vio en la precisión de combatir judicialmente para restablecer el orden conculcado, tendría que soportar en parte los gastos procesales causados por la 17:23:03 vencida, a lo que cabe añadir que no obstante las notas de carácter asociativo o comunitario que presenta la propiedad horizontal, no constituye una verdadera comunidad, sino unión de propiedades singulares cuya sustantividad y relevancia permanecen, y por lo tanto la representación que ostenta el Presidente de todos y cada uno de los titulares de los pisos se entenderá que desaparece por lo que respecta al propietario contra el que se litiga, disipando así la paradoja de un "autoproceso" parcial, ello además de que no se trata propiamente de gastos comunes ocasionados por el ordinario desarrollo de la situación de propiedad horizontal, sino de extraordinarios desembolsos impuestos por un conflicto que lleva ya aparejado para el disidente el pago, por su condición de parte, de las expensas correspondientes».
Por su parte la STS de 23 mayo 1990 añade que: «si ciertamente son a cargo de todos los integrantes de la Comunidad de Propietarios, conforme a las respectivas cuotas de todos los que la integran, los gastos judiciales que se produzcan en litigios con terceros, o sea con quienes no vengan integrados en la Comunidad correspondiente, no sucede lo mismo cuando, como en el presente caso ocurre, provengan de actividad judicial producida en que la razón corresponda a los miembros de la comunidad demandantes o demandados, puesto que en tal caso no puede hacerse recaer sobre éstos los que tienen su causa generadora en la actitud procesal que se estimó judicialmente inadecuada pues lo contrario tanto supondría hacer recaer, de forma improcedente, las consecuencias económicas de reclamación u oposición estimada inadecuada sobre aquellos cuyo derecho es reconocido, sin generar por tanto beneficio para la Comunidad la reclamación de oposición formulada por ésta, creando con ello una situación fáctica, con la consiguiente proyección jurídica, que hace que, a tal fin, el propietario partícipe que ha obtenido resolución favorable tenga la consideración de tercero en relación a la tan citada Comunidad».
Finalmente, la STS de 24 de julio de 1997 , "por si ello puede evitar nuevos conflictos", declara que "conforme a las Sentencias de 5 de Octubre de 1.983 y 23 de Mayo de 1.990 , si la comunidad de propietarios no actúa de consuno, sino que, rota la armonía, surge la contienda judicial enfrentándose aquella y uno (en el caso varios) de sus componentes, los desembolsos impuestos por la situación litigiosa no merecen la calificación de gastos generales con relación al segundo, es decir, que los actores no tienen que contribuir a los gastos judiciales generados por la comunidad"."
- Saldos individuales comunidad de propietarios:
La contabilidad de la comunidad es anual y los saldos resultantes, positivos o negativos se devolverán o se exigirán al propietario actual. Se da el caso de que un propietario vende el piso y ha estado pagando para unas obras, pero al final no se hacen y se acuerda reintegrar el importe abonado por cada uno, el nuevo propietario será el que recibirá el importe correspondiente a su piso o local, todo independientemente de los acuerdos que hayan firmado entre vendedor y comprador.
Es importante en la aprobación de las cuentas reflejar que el saldo existen se arrastra como saldo inicial para el ejercicio siguiente, no procediendo al reparto entre los vecinos y si alguno tiene saldo negativo se debe solicitar que cubra su saldo a fin de que quede a cero, pero aun más, se debe solicitar que aporte un importe proporcional a su porcentaje para que quede igualado con otro piso similar.
Los saldos siempre causan problemas en el momento de la regularización, sobre todo cuando tienen que desembolsar.
