La conservación de una finca se realiza a través de las distintas empresas y profesionales de servicios. A estas se las solicita presupuestos de reparaciones y conservación de los elementos de la finca.
No intente hacer obras en la finca con el saldo existente en los meses en los que no hay calefacción o con el sobrante en algunos meses. Si desea hacer obras extraordinarias, no presupuestadas, solicite fondos o recibos extras a los propietarios a través de junta extraordinaria, evitando que, más adelante, falte dinero para atender los gastos generales y después pregunte dónde se va el dinero de la Comunidad.
- Debe controlar los pagos y no gastar en lo que no esté presupuestado.
- ¿Cuándo es necesario solicitar presupuestos?
Se deben solicitar presupuestos siempre que el tipo de obra lo precise, como puede ser la reparación de la fachada, patios, cubierta, tejado, escalera, ascensor, calefacción, etc. Estamos haciendo referencia a obras importantes, no a la simple eliminación de una gotera, a la instalación de un reloj de tiempo en la escalera, o a la reparación de una avería de bajante.
Hay propietarios que con la intención de ahorrar piden presupuestos de todo, aunque sea de una simple reparación de 15 €. o menos. Los profesionales los pasan, como bien se dice "curándose en salud", si creen que el costo es de 15 €. pasarán, seguramente, 20 €. Para este tipo de reparaciones no debe solicitar presupuestos, haciendo que se desplace el profesional, esto tiene su costo de pérdida de tiempo. En estos casos se debe acudir a los profesionales para que reparen sin más y esté seguro de que le cobrarán lo justo y desarrollarán el trabajo correctamente. De la otra forma, si el presupuesto que ha dado es bajo, por el motivo que sea, tratará de hacerlo al menor costo posible no quedando en perfectas condiciones.
No se puede dar un presupuesto para reparar una fuga en una bajante, no se ve el trabajo a realizar. Se debe confiar en los servicios y profesionales que atienden a la comunidad.
- Desconfié del profesional, salvo raras excepciones, que después de que otro haya realizado un trabajo, lo critica, indicando que es caro, que él lo habría hecho más económico, que el material no es bueno, etc., siempre descalificando a su compañero.
Sí es necesario solicitar varios presupuestos de obras de rehabilitación de la finca, de instalaciones, calefacción, ascensor, etc., es aconsejable que en la Junta de propietarios se apruebe la obra a realizar y se nombre, si es posible, una comisión de una o dos personas, -no más ya que son inoperantes-, para que soliciten presupuestos conjuntamente con el presidente y el administrador.
- No faltan los propietarios que tienen interés en que haga la obra uno de sus conocidos. Todos se meten en la comisión y tratarán de que sea aceptado el presupuesto que le interesa y, al final, o se deshace la comisión o llegan a un acuerdo, pero, siempre, salvaguardando los intereses, según dicen, de la Comunidad. Defenderán al constructor diciendo que todo lo está haciendo bien, que está ejecutando más obra de la contratada, etc., que las obras que se han realizado en otros momentos están mal, que lo correcto es lo que están haciendo ahora, aunque se demuestre que es una verdadera chapuza y tomadura de pelo. Los demás propietarios con tal de no discutir, al ser un vecino, aguantan todo. Son propietarios que tienen demasiados intereses en su patrocinado.
- De todas formas si se quiere que una obra no se realice, lo mejor es nombrar una comisión de obras de cuatro a seis vecinos, nunca se pondrán de acuerdo. Tendrán que llevar a cabo la obra el presidente y el administrador, sin contar con la comisión. En este desafortunado caso algunos miembros de la comisión de obras el día de la Junta explicarán a sus vecinos que no se les ha llamado, que no se les ha dicho nada, aunque se le encomendara solicitar presupuestos, aunque se les haya citado a las reuniones, lo importante es justificar su falta de colaboración y, a veces, su propia "estupidez". Pero, eso sí, siempre a costa de otro, como puede ser el presidente, el administrador o quién sea.
- Antes de solicitar los presupuestos deben estar claros los trabajos que se desean realizar en la finca, elaborando una memoria y medición de éstos con el fin de poder entregar a todas las empresas los mismos datos y poderlos comparar. Si el caso lo requiere, debe contratarse los servicios de un técnico que ayude en la medición y elaboración de un proyecto de los trabajos, así como durante la ejecución de las obras, examinando los materiales que se emplean, sus calidades y dirigiendo la obra. No es lo mismo pintar con una pintura de un precio bajo que otra de mayor. No es lo mismo pintar sin preparar las paredes, sin quitar la pintura vieja, que pintar eliminando toda la pintura, por ejemplo.
Realizar una obra importante en una finca, sin el debido asesoramiento técnico, puede traer problemas a la comisión de obras, al presidente, al administrador y a todos los vecinos. Si todo sale bien no pasa nada y nadie lo agradecerá , pero si la obra se complica, a su vez, todo se complicará para la comisión, el presidente y sobre todo para el administrador, exigiéndole responsabilidades y obligaciones que no tiene, debido a que no tiene por qué ser técnico. Comenzarán los comentarios de lo que se ha llevado el presidente, los de la comisión de obras y sobre todo el administrador, las comisiones que han recibido, etc. .
Una vez firmado el presupuesto se establecerá la forma de abonar la obra a la empresa . Se emiten los recibos extras y unos pagarán puntualmente y otros no. Los que tienen problemas de pago pondrán todas las pegas del mundo con tal de no hacerlo. Las letras no se pueden abonar y surgen las devoluciones de éstas. La empresa que lleva a cabo la obra no trabaja a buen ritmo ante la falta de pago. Y, una vez terminada, seguirán pagos y devoluciones y si no ha quedado bien, o como se pensaba, no se abonarán las letras y el constructor procederá a la reclamación por vía judicial contra la Comunidad o contra el firmante de las letras, como puede ser el Presidente.
Las letras deben firmarse, siempre, en nombre de la Comunidad de propietarios y por cuenta de ésta, dejando este asunto bien reflejado al lado de la firma. De esta forma se evita, caso de impago, que se ejecute contra el patrimonio del presidente o administrador.
Un sistema es que cada propietario acepte el pago mediante efectos individuales. Estos serán entregadas directamente a la empresa que realice la obra, según el pacto, evitando la devolución de un importe total en beneficio de la empresa y de la Comunidad, procediendo la empresa, en su caso, contra el propietario que no cumpla con el pago de la letra.
- Sobre la presentación de los presupuestos:
Los presupuestos para ser correctos deben indicar y valorar cada una de las partidas. Si la obra lo permite, se deben reflejar los precios unitarios de cada metro, elemento y partida, evitando, una vez que se ejecuta, la ampliación de presupuesto, tanto de partidas como de obras olvidadas o no tenidas en cuenta.
Las empresas deben aportar una relación de obras con el fin de, si la comunidad lo cree conveniente, contactar con los responsables y ver el resultado, aunque, como es lógico, no aparecerá en la relación la obra con problemas, por lo que no será de mucha utilidad.
En las condiciones generales debe establecerse la forma de pago, plazo de comienzo y finalización, penalización en caso de retraso de la obra, seguro que ampara los daños a terceros por caída de algún elemento o rotura de elementos particulares. Plan de seguridad. Se debe exigir que todos los obreros estén debidamente asegurados. El seguro de responsabilidad civil que cubra daños a la propia finca y a terceros. Se puede dar el caso de que la empresa carezca de este tipo de seguro y sea la Comunidad la responsable subsidiaria.
Recuerde que, como presidente de la comunidad, no debe asumir la dirección técnica de la obra, debe contratar a un técnico que supervise y le asesore. No trate que sea el Administrador el técnico de la obra, no está capacitado para ello y no es su misión, para eso existen profesionales: arquitectos, aparejadores e ingenieros.
Si Ud., como presidente, con el fin de ahorrar una pequeña cantidad a la Comunidad, se erige en supervisor de la obra - en técnico -, posiblemente termine cansado de esta y de sus vecinos. Será criticado, le dirán que se ha llevado un % del constructor. Contrate los servicios de un técnico, le dará garantía y seguridad y velará por los intereses de la Comunidad, aunque siempre aparecerá el vecino que afirmará que éste terminó aliándose con el constructor.
Al examinar los presupuestos debe considerarse que los materiales y partidas de obra son más o menos iguales, desconfíe de los presupuestos con precios muy bajos, seguramente no están incluidas todas las partidas o las calidades son muy inferiores. Si existen dudas es mejor consultar a los expertos.
Cuando se solicitan presupuestos para mantenimientos y servicios es necesario, en el caso de que se llegue a contratar, ver la fecha de vencimiento y condiciones de rescisión del contrato. La baja debe realizarse según lo establezca éste, de esta forma se evitarán reclamaciones posteriores.
Hay presidentes que, alegremente, dan de baja un contrato de mantenimiento, un seguro, etc. o dan la orden al administrador para que él lo haga, normalmente no se lo dicen por escrito, aunque debería ser así. El administrador puede advertir que no se debe hacer así, hay que esperar al vencimiento, pero insisten en que se haga y si no lo hace, seguramente, el presidente creerá que el administrador tiene algún interés en seguir con la empresa anterior y no cambiar.
Si todo sale bien y la empresa a la que se ha comunicado el cese del contrato de servicio de la finca no reclama, el presidente se colgará la correspondiente medalla el día de la Junta. Si sale mal el culpable será el administrador, el presidente no sabrá nada, será inconcreto y, más o menos, negará los hechos ante sus vecinos.
Es necesario que los propietarios de la finca conozcan que no se puede prescindir de los servicios de las empresas y personas sin causas justificadas y siempre es necesario cumplir los plazos contractuales. Es a la firma del contrato cuando hay que leer todas las cláusulas para evitar reclamaciones posteriores.
Se debe conocer que las casas necesitan de un mantenimiento y sobre toda las casas de más de 20 o 30 años. Hay propietarios que compran un piso en una casa de estos años o similar y el primer problema con que se encuentran, aparte de pagar la hipoteca y la obra de reforma de la vivienda, son todas las obras de acondicionamiento y mantenimiento de la finca. Es conveniente, antes de comprar el piso, conocer el estado de la finca. Se evitará sorpresas y problemas de recibos extras.
Es penosa la situación de muchos edificios, preciosos por fuera y en ruina por dentro, en su estructura, en sus redes de tuberías e instalaciones y con un portal especialmente decorado. Pero, normalmente, nos gusta más gastar en lo que se ve que en lo que no. Nuestro estilo es cómo es y a veces cuesta cambiarlo, “la apariencia es muy importante”.
